KPIs là gì? 6 yếu tố của một KPI phù hợp cho doanh nghiệp

1. KPIs là gì?

KPIs (viết tắt của key performance indicators) là chỉ số đo lường định lượng hiệu suất, tiến độ của các hoạt động so với mục tiêu mà công ty đã đặt ra trước đó. KPI có thể được tạo ở cấp tổ chức chiến lược và hoạt động, cũng như cho các nhóm, dự án và cá nhân cụ thể. Chẳng hạn như KPIs cấp cao (high-level KPIs) thường tập trung vào hiệu suất tổng thể của công ty, trong khi KPI cấp thấp hơn (lower-level KPIs) tập trung vào một bộ phận hoặc hoạt động cụ thể trong một công ty như các quy trình, sản phẩm và năng suất của bộ phận.

Doanh nghiệp tính toán một KPI bằng cách sử dụng dữ liệu có liên quan đến mục tiêu được nhắm mục tiêu. Chẳng hạn như tỷ lệ nhấp cụ thể trên quảng cáo web dành cho tiếp thị hoặc số lần bán hàng đạt được trên mỗi nhân viên bán hàng.

Ngoài ra, tùy theo mục tiêu, chiến lược,… mà công ty sẽ đưa ra nhiều loại KPI khác nhau, đánh giá mức độ hoàn thành của hoạt động đó.

Ví dụ như như nhiều công ty tập trung vào các số liệu hiệu suất tài chính, chẳng hạn như tốc độ tăng trưởng doanh thu và tỷ suất lợi nhuận ròng. Những công ty khác tập trung vào khách hàng như sự hài lòng của khách hàng hoặc tỷ lệ khách hàng rời đi.

Một số KPI đo lường hoạt động như thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và thời gian thực hiện đơn hàng trung bình, trong khi những KPI khác tập trung vào các chỉ số quản lý nhân viên hoặc tài năng, chẳng hạn như tỷ lệ giữ chân nhân viên và doanh thu.

2. Các loại KPIs

KPIs được chia thành hai loại: Lagging indicators và Leading indicators.

Lagging indicators thể hiện kết quả trong quá khứ, đo lường hậu quả của các hành động. Doanh thu định kỳ hàng tháng và doanh thu của nhân viên là hai ví dụ về loại KPI này. Các chỉ báo tụt hậu có thể phát hiện ra các xu hướng, giúp các công ty đánh giá tiến độ của họ và tác động đến các quyết định trong tương lai.

Leading indicators dự đoán những gì có thể xảy ra trong tương lai và cung cấp cho các doanh nghiệp cơ hội để chuẩn bị cho phù hợp. Ví dụ: việc tăng quy mô giao dịch hoặc số lượng nhân viên có thể báo hiệu tăng trưởng doanh thu.

3. Sự khác biệt giữa Metrics và KPIs

Metrics và KPIs là 2 thuật ngữ thường được kết hợp với nhau, tuy nhiên mỗi thuật ngữ lại có một ý nghĩa riêng biệt:

Metrics là bất kỳ dữ liệu định lượng nào mà công ty theo dõi để theo dõi hiệu suất và cải tiến trong toàn doanh nghiệp. Sau khi một tổ chức bắt đầu theo dõi một số liệu quan trọng, tổ chức sẽ có một cơ sở để so sánh các số liệu trong tương lai để xem hiệu suất của các quy trình hoặc nhóm khác nhau đã thay đổi như thế nào theo thời gian. Khi một doanh nghiệp phát triển thường sẽ bắt đầu theo dõi nhiều chỉ số hơn, bao gồm cả những chỉ số dành riêng cho các sáng kiến hoặc phòng ban nhất định.

Các chỉ số hiệu suất KPIs là số liệu đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp vì chúng đo lường tiến độ so với các mục tiêu quan trọng của công ty. Một đặc điểm nổi bật của KPI là chúng thường có các mục tiêu được xác định trước, điều này không đúng với tất cả Metrics — một công ty có thể theo dõi các Metric nhất định trong nhiều năm mà không có mục tiêu cụ thể nào. Ít nhất một vài KPI thường là chỉ số tài chính, như tăng trưởng doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, dòng tiền và chi phí thu hút khách hàng.

 

4. Các yếu tố của một KPIs phù hợp

Trước khi một doanh nghiệp có thể chọn ra bât kỳ KPI nào, trước tiên doanh nghiệp đó phải thiết lập các mục tiêu tổng thể của mình. Chỉ sau đó, KPI mới thể hiện được những khía cạnh nào của doanh nghiệp và các chức năng cần tập trung vào. Từ đó, việc chọn đúng KPI giúp tổ chức đánh giá liệu tổ chức có đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình hay không. Nhưng một KPI phù hợp nên những đặc điểm gì? Hãy xem xét các tiêu chí sau:

4.1 KPIs được căn chỉnh theo mục tiêu đo lường

KPI mạnh phản ánh các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Tùy từng dạng công ty mà có những KPI khác nhau, chẳng hạn như doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) hoặc doanh nghiệp với người tiêu dùng (B2C) và mô hình kinh doanh. Ví dụ, một công ty phần mềm sẽ có các thước đo thành công khác với một nhà sản xuất công nghiệp.

Nếu mục tiêu là tăng 30% doanh thu thương mại điện tử, thì một công ty có thể chọn các số liệu đo lường giá trị đơn hàng trung bình, tỷ lệ chuyển đổi và tỷ lệ bỏ qua giỏ hàng. KPI cũng có thể phù hợp với mục tiêu của các bộ phận, nhóm và cá nhân khác nhau. Nếu bộ phận mua hàng muốn cải thiện việc quản lý hàng tồn kho, thì KPI hiệu quả nhất có thể bao gồm tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho và tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo.

4.2 Căn chỉnh theo giai đoạn tăng trưởng

Một KPI tốt cũng cần phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp đó. Ví dụ: các số liệu cho một doanh nghiệp đang phát triển có thể tập trung vào phản hồi của khách hàng và xác thực mô hình kinh doanh. KPI cho các công ty lâu đời hơn có thể là doanh thu định kỳ hàng tháng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và chi phí thu hút khách hàng.

4.3 KPIs thực tế và định lượng

KPI tốt cần đo lường và dựa trên các mục tiêu rõ ràng, có thể theo dõi. Chúng có thể được thể hiện dưới dạng tỷ lệ, tỷ lệ phần trăm hoặc tỷ lệ, qua đó ngườivì vậy các nhóm có thể nhìn thoáng qua vị trí của họ và vị trí họ cần phải đi. Ví dụ: “giảm chi phí thu hút khách hàng xuống 15%” là một mục tiêu có thể đo lường được, nhưng “giảm chi phí thu hút khách hàng” thì ít hơn nhiều. KPI cho mục tiêu này có thể bao gồm tỷ lệ chuyển đổi và chi phí tạo khách hàng tiềm năng theo kênh.

4.4 KPIs có giá trị

KPI có tập trung vào những gì thực sự quan trọng để đưa doanh nghiệp tiến lên không hay nó tập trung vào các số liệu phù phiếm ở cấp độ bề mặt dường như tạo ra một sản phẩm hoặc doanh nghiệp dưới ánh sáng thành công, chẳng hạn như số lượt tải xuống ứng dụng miễn phí hoặc số người theo dõi trên mạng xã hội?Trong hầu hết các trường hợp, phần lớn những người dùng này sẽ không trở thành khách hàng trả tiền, vì vậy giá trị bị hạn chế. KPI phù hợp mang lại giá trị, chỉ ra xu hướng hoặc thông báo các bước tiếp theo.

4.5 Chọn KPIs có khả năng đạt được

Một KPI tốt đo lường các mục tiêu có thể đạt được hơn là các mục tiêu không thực tế. Có thể đạt được cũng có nghĩa là dữ liệu cần thiết để tính toán KPI có sẵn, có thể truy cập, đáng tin cậy và có thể trình bày cho các bên liên quan.

4.6 KPIs mang tính hành động

KPI mang tính hành động cho biết các nhiệm vụ có thể đo lường được giúp doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu của mình. Không có mục tiêu, KPI chỉ là một thước đo, không phải là một chỉ dẫn. KPI có thể cung cấp thông tin cho các quyết định, chẳng hạn như liệu có nên điều chỉnh kế hoạch bán hàng dựa trên mức độ hiệu quả của một sản phẩm trên thị trường hay không. Họ cũng tiết lộ các xu hướng tác động đến các chiến lược trong tương lai.

5. Câu hỏi thường gặp về KPIs

Làm thế nào để chọn KPI tốt?

Các doanh nghiệp có rất nhiều KPI theo ý của họ. Điều quan trọng là nên chọn những KPIs phù hợp nhất với các mục tiêu chiến lược. Sự kết hợp đúng các KPI sẽ phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau, giúp vẽ nên bức tranh về sức khỏe tổng thể doanh nghiệp. Chúng cũng giúp các nhóm và nhân viên tập trung và cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn.

KPI chính là gì?

Có nhiều KPI để lựa chọn. Chúng có thể là tài chính, tập trung vào tỷ lệ lợi nhuận ròng trên doanh thu hoặc tỷ lệ tài sản trên nợ phải trả. Chúng có thể dựa trên khách hàng, giám sát việc duy trì hoặc sự hài lòng của khách hàng. Họ cũng có thể làm sáng tỏ các sản phẩm và quy trình riêng lẻ, cũng như nhân viên và nhóm. Các số liệu phổ biến bao gồm tăng trưởng doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, dòng tiền và chi phí mua lại khách hàng.

Làm thế nào để doanh nghiệp thiết lập KPI?

Trước tiên, một công ty phải xác định mục tiêu chiến lược và giai đoạn tăng trưởng của mình trước khi có thể chọn KPI. Thứ hai, KPI cần định lượng và đo lường được, chúng phải phù hợp để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, cũng như phát hiện ra bất kỳ vấn đề trong quy trình hoạt động doanh nghiệp. Ngoài ra, KPI cũng phải có thể thực hiện được, nghĩa là chúng chỉ ra các nhiệm vụ có thể đo lường được có thể giúp công ty đạt được mục tiêu và hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Nhìn chung, KPI phản ánh rằng liệu một doanh nghiệp có đạt được các mục tiêu hoặc mục tiêu chính của mình hay không. Các số liệu chỉ đơn giản là theo dõi trạng thái của các quy trình có tầm quan trọng khác nhau đối với công ty. Việc xác định được KPIs là gì và lựa chọn những KPI phù hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hiệu suất và đưa ra các phương pháp làm việc hiệu quả.