Data visualization: 4 lưu ý để trực quan hóa dữ liệu hiệu quả

Data visualization là gì?

Data visualization hay còn gọi là Trực quan hóa dữ liệu, là quá trình biểu diễn thông tin và dữ liệu dưới các hình thức như biểu đồ, bảng, và infographic (đồ họa thông tin). Mục tiêu chính của Data Visualization là biến những dữ liệu phức tạp trở nên dễ hiểu và dễ tiếp cận hơn; từ đó giúp người xem dễ dàng nhận ra các xu hướng, mẫu số chung và thông tin quan trọng từ dữ liệu.

Nhờ sử dụng yếu tố trực quan, thay vì chỉ dựa vào những con số và ký tự đơn thuần, Data visualization hỗ trợ quá trình đọc hiểu và phân tích dữ liệu. Bên cạnh đó, dữ liệu được trình bày hấp dẫn cũng giúp tăng cường khả năng ghi nhớ và tương tác của người xem, từ đó thúc đẩy quá trình học hỏi và khám phá dữ liệu. Trong thời đại Big Data như hiện nay, Data visualization càng trở nên quan trọng đối với quá trình ra quyết định và chiến lược kinh doanh.

4 lưu ý để trực quan hóa dữ liệu hiệu quả

Data visualization, nếu thực hiện đúng cách, sẽ làm cho các dữ liệu phức tạp trở nên đơn giản hơn. Nhưng ngược lại, trực quan hóa dữ liệu không hiệu quả có thể làm sai lệch thông tin và gây nhầm lẫn cho người xem. Doanh nghiệp cần xem xét bốn lưu ý sau, trước khi thực hiện trực quan hóa dữ liệu:

1. Chọn hệ thống phù hợp

Yếu tố then chốt trong quá trình Data visualization là lựa chọn được hệ thống hỗ trợ quá trình trực quan hóa dữ liệu hiệu quả. Hệ thống cần có khả năng tổng hợp dữ liệu rời rạc từ nhiều phòng ban để tạo nên một cơ sở dữ liệu đồng nhất. Đồng thời, phần mềm cũng nên tích hợp các công cụ BI (Business intelligence) và Data visualization trong giải pháp của mình. Nhờ đó, hệ thống không chỉ giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu, mà còn giúp tìm kiếm, báo cáo và trực quan hóa dữ liệu dễ dàng và tự động hơn.

Ngoài ra, việc đảm bảo hệ thống có thể dễ dàng tích hợp và mở rộng với các công cụ và dữ liệu mới cũng là một yếu tố quan trọng. Một hệ thống lý tưởng cần có khả năng thích ứng với những thay đổi trong dữ liệu và nhu cầu kinh doanh, mà không cần phải thực hiện những thay đổi lớn về mặt kỹ thuật.

2. Hiểu rõ đối tượng đọc báo cáo

Mức độ chi tiết của dữ liệu trong báo cáo phụ thuộc vào người sẽ xem báo cáo. Chẳng hạn, quản lý bộ phận hoặc lãnh đạo tầm trung thường quan tâm đến những thông tin chi tiết về hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, lãnh đạo cấp cao (C-suite) thì chỉ cần những thông tin mang tính bao quát, toàn diện để đưa ra các quyết định chiến lược.

Để đảm bảo yếu tố này, người làm phân tích dữ liệu nên xây dựng các phiên bản báo cáo khác nhau cho từng nhóm người xem cụ thể. Mỗi phiên bản sẽ được tối ưu hóa để truyền tải thông tin một cách rõ ràng, phù hợp nhất với nhu cầu và nền tảng kiến thức của từng nhóm đối tượng.

3. Hiểu rõ thông điệp muốn truyền tải qua báo cáo

Trước khi quyết định chiến lược Data visualization, bạn cần hiểu rõ thông điệp mình muốn truyền tải qua dữ liệu là gì. Chẳng hạn, bạn muốn trình bày những thông tin Sales (vd: doanh số quý trước so với mục tiêu), hay những thông tin Tài chính hơn (vd: mỗi tương quan giữa tăng trưởng doanh thu với chi phí Marketing thời gian vừa qua)? Những dữ liệu này có được hiển thị trên bảng điều khiển (dashboards) để truy cập mọi lúc mọi nơi hay không, hay phải được gửi trong báo cáo hàng tuần? Hiểu rõ những chi tiết này sẽ đảm bảo kết quả Data visualization của bạn truyền tải đúng những insight hữu ích, thiết thực.

Một chiến lược Data visualization hiệu quả cũng cần phải linh hoạt và có khả năng điều chỉnh để phản ánh những thay đổi trong mục tiêu kinh doanh hoặc trong dữ liệu. Điều này đòi hỏi quá trình lập kế hoạch và đánh giá liên tục để đảm bảo rằng thông điệp luôn được cập nhật và phù hợp với bối cảnh hiện tại.

4. Đầu tư vào kỹ năng của nhân sự

Hầu hết các giải pháp Data visualization đều cung cấp các khóa học trực tuyến hoặc những buổi training trực tiếp để nâng cao kỹ năng cho người dùng. Ngay cả khi doanh nghiệp đã có những nhân sự xuất sắc về phân tích dữ liệu, quản lý vẫn nên thực hiện một khảo sát nhỏ để xem xét mức độ tự tin và thành thạo của nhân sự, để triển khai đào tạo khi cần thiết.

Đầu tư vào đào tạo không chỉ giúp cải thiện kỹ năng sử dụng công cụ Data visualization, mà còn giúp nhân viên phát triển tư duy phân tích, khả năng giải quyết vấn đề và tạo ra những insight hữu ích từ dữ liệu.

NetSuite Data Visualization

Dù quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào, NetSuite đều có thể hỗ trợ kiểm soát hiệu suất theo thời gian thực. Nhờ khả năng tổng hợp dữ liệu rời rạc thành một cơ sở dữ liệu đồng nhất, hệ thống sẽ xóa bỏ rào cản giữa các bộ phận, kết nối tất cả các chức năng trong doanh nghiệp, từ bao quát đến chi tiết.

SuiteAnalytics - một giải pháp BI được tích hợp sẵn trong NetSuite, sẽ giúp nhân sự tài chính phân tích và trực quan hóa dữ liệu mà không cần đến kỹ năng lập trình hay kiến thức kỹ thuật phức tạp. SuiteAnalytics cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng như:

- Kết quả tìm kiếm đã lưu (Saved search): Cung cấp kết quả theo thời gian thực dựa trên các tiêu chí và bộ lọc mà bạn  tạo ra; cho phép tìm kiếm qua hàng trăm, hàng nghìn, thậm chí hàng triệu bản ghi để xác định chính xác những gì bạn cần.

- Báo cáo (Reports): Cung cấp các báo cáo có thể dễ dàng tùy chỉnh, từ báo cáo tiêu chuẩn đến báo cáo thường dùng, để đáp ứng những nhu cầu cụ thể của bạn.

- Sổ làm việc (Workbook): Công cụ phân tích được thiết kế riêng cho những người dùng phổ thông tại doanh nghiệp, phục vụ cho mục đích khám phá dữ liệu, xây dựng những bộ lọc phúc tạp và phân tích dữ liệu theo dạng bảng pivot và biểu đồ.

- KPIs và Dashboard: Giúp bạn xem các biểu đồ từ ‘Saved search’, ‘Reports’ và ‘Workbook’ một cách dễ dàng. Công cụ cho phép truy cập thông tin của toàn doanh nghiệp theo thời gian thực, ở mọi lúc mọi nơi, trên một hệ duy nhất.

Kết luận

Bài viết đã chỉ ra bốn lưu ý quan trọng để trực quan hóa dữ liệu hiệu quả, bao gồm: chọn hệ thống phù hợp, hiểu rõ đối tượng đọc báo cáo và thông điệp muốn truyền tải, đầu tư vào kỹ năng của nhân sự. Áp dụng những nguyên tắc này không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình phân tích dữ liệu, mà còn nâng cao khả năng ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Với sự hỗ trợ của những công cụ mạnh mẽ như SuiteAnalytics, việc khai thác tiềm năng của Data visualization sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn; từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong thời đại Big Data.

Đọc thêm những bài viết hữu ích về Quản trị, Kinh doanh và ERP TẠI ĐÂY.