Bộ câu hỏi giúp bạn lựa chọn phần mềm Kế toán - Tài chính phù hợp

Bộ câu hỏi giúp bạn lựa chọn phần mềm Kế toán - Tài chính phù hợp

1. Đánh giá nội bộ

Trước khi quyết định đầu tư vào một phần mềm Kế toán - Tài chính, doanh nghiệp cần phân tích lại tình hình nội bộ của mình. Những người ra quyết định cần nắm rõ quy trình hiện tại để đặt ra những yêu cầu phù hợp với hệ thống. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đánh giá lại nguồn lực để đảm bảo có đủ khả năng triển khai hệ thống. Một số câu hỏi quan trọng cần đặt ra là:

• Doanh nghiệp mong muốn giải quyết những vấn đề nào với hệ thống mới?
• Những vấn đề này có liên quan đến công nghệ không?
• Chúng ta có những tài nguyên và nguồn lực hỗ trợ nào từ nội bộ?
• Định nghĩa thế nào là triển khai dự án thành công?
• Những ai/ bộ phận nào trong tổ chức cần tham gia vào quá trình đánh giá?
• Hệ thống mới sẽ thay đổi doanh nghiệp của chúng ta như thế nào? 

2. Chọn nhà cung cấp và đối tác triển khai phù hợp

Khi đã có quyết định đầu tư, tiếp theo doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược và kế hoạch triển khai cụ thể. Trong đó, quan trọng nhất là tìm kiếm nhà cung cấp và đối tác triển khai phù hợp, giàu kinh nghiệm. Doanh nghiệp có thể đặt ra một số câu hỏi như:

• Nhà cung cấp và đối tác triển khai  đã có kinh nghiệm với sản phẩm, dịch vụ và quy mô giống doanh nghiệp chúng ta chưa?
• Nhà cung cấp có thể demo trực tiếp hệ thống với dữ liệu thực của doanh nghiệp không?
• Nhà cung cấp có nắm được những thay đổi trong chính sách và quy định pháp lý liên quan đến nghiệp vụ kế toán - tài chính của doanh nghiệp không? Những chính sách và quy định này được phản ánh như thế nào trên hệ thống? Phần mềm sẽ thích ứng như thế nào khi các chính sách thay đổi trong tương lai?
• Chiến lược phát triển của đơn vị cung cấp giải pháp trong 3 đến 5 năm tới như thế nào? Tại sao? Chiến lược này sẽ thay đổi và tác động như thế nào đến doanh nghiệp của chúng tôi?

3. Đánh giá kiến trúc công nghệ của giải pháp

Mỗi phần mềm Kế toán - Tài chính lại có một kiến trúc công nghệ riêng. Kể cả cùng là những phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây như Oracle NetSuite hay SAP S/4HANA cũng có những cách tiếp cận khác nhau. IDC cho rằng việc dành thời gian nghiên cứu nền tảng công nghệ của một phần mềm để hiểu ưu nhược điểm của từng giải pháp cũng đóng vai trò rất quan trọng đối với quá trình ra quyết định của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể cân nhắc một số câu hỏi như:

• Luồng dữ liệu (data flow) trong giải pháp được thiết kế như thế nào?
• Hiện tại nhà cung cấp đang có những loại API nào? RESTful? SOAP? GraphQL?
• Nhà cung cấp đang có những công cụ hỗ trợ phát triển phần mềm nào? (Vd: sandbox, dedicated portal, công cụ low-code/no-code, công cụ quản lý cơ sở dữ liệu,…)
• Có phần nào trong hệ thống đang được xây dựng trên kiến trúc microservice không?

4. Chủ động trong quá trình triển khai hệ thống

Doanh nghiệp cần tích cực tham gia vào quá trình triển khai hệ thống. Bởi lẽ, phần mềm Kế toán - Tài chính liên quan mật thiết đến các hệ thống của khối back-office, chẳng hạn như lập dự toán và kế hoạch sử dụng ngân sách, thanh toán các khoản nợ, tiền lương, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự,… Do đó, doanh nghiệp cần nắm được cách thiết lập phần mềm cũng như kiểm soát cách phần mềm tương tác với những hệ thống khác trong doanh nghiệp. Một số câu hỏi mà doanh nghiệp có thể xem xét để đánh giá quá trình triển khai:

• Mức độ hỗ trợ triển khai của nhà cung cấp như thế nào (Vd: hỗ trợ trực tuyến, hỗ trợ qua điện thoại, hỗ trợ trực tiếp,…)? Vị trí văn phòng của chúng ta và nhà cung cấp có tiện để hỗ trợ trực tiếp, nhanh chóng không?
• SLA (thỏa thuận mức dịch vụ) trước khi ký hợp đồng nên được xây dựng như thế nào, gồm những phần nào?
• Hệ thống có thể tích hợp với những phần mềm/ hệ thống khác của chúng ta không?
• Phần mềm nào nên tích hợp vào hệ thống mới? Mức độ tích hợp như thế nào?
• Doanh nghiệp chúng ta nên chuyển đổi như thế nào khi có những bản cập nhật mới của phần mềm?

5. Đưa hệ thống vào vận hành

Phần mềm Kế toán - Tài chính chỉ thật sự thành công khi được đưa vào vận hành ổn định ở doanh nghiệp. Do đó, lãnh đạo doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi và quản trị con người một cách hiệu quả trong giai đoạn này để áp dụng hệ thống mới vào quy trình làm việc của tổ chức. Doanh nghiệp có thể xem xét một số vấn đề như:

• Chúng ta có chiến lược nào để khuyến khích nhân viên chuyển đổi và thích nghi với hệ thống mới nhanh hơn không?
• Chúng ta đã đào tạo đủ cho nhân viên để nắm vững những tính năng mới trong hệ thống chưa?
• Chúng ta có đang truyền thông đầy đủ và chính xác mục đích và lợi ích của quá trình chuyển đổi cho nhân viên không?
• Doanh nghiệp đã điều chỉnh những chính sách và thủ tục hiện tại để khuyến khích áp dụng những quy trình mới chưa?

Citek - Đối tác triển khai ERP uy tín tại Việt Nam

Citek là đơn vị hàng đầu tư vấn và triển khai bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện trong quản trị và vận hành doanh nghiệp ERP tại Việt Nam và khu vực. Với doanh nghiệp SME++, Citek sở hữu bộ giải pháp quản trị tổng thể từ CRM đến ERP được triển khai nhanh từ 4 đến 6 tháng bởi đội ngũ chuyên gia có hơn 20 năm kinh nghiệm. Hệ thống đưa vào vận hành với dữ liệu real-time giúp cho việc ra quyết định, cải tiến và điều hành kinh doanh được kịp thời, chính xác.

Để được tư vấn giải pháp ERP cùng các chuyên gia Citek, mời Quý Doanh nghiệp liên hệ: TẠI ĐÂY