Cách NetSuite hỗ trợ thiết lập, theo dõi KPI và chỉ số tài chính doanh nghiệp

1. Vai trò quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp

KPI giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, đồng thời thực hiện các điều chỉnh để các hoạt động đang thực hiện luôn đi đúng hướng. Chúng đặc biệt có ý nghĩa khi được phân tích trong cùng một thời điểm, bối cảnh và bên cạnh các KPI khác. Với bảng điều khiển (dashboard) của NetSuite, KPI được hiển thị sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp sử dụng.

Để tìm hiểu về các khái niệm KPI, xem thêm tại: 

Mỗi KPI sẽ cung cấp nhiều thông tin chi tiết khác nhau, dựa vào đó các doanh nghiệp có thể:

1.1 Theo dõi sức khỏe công ty

KPI có thể được nhóm theo nhiều cách khác nhau theo tổ chức hoặc quy trình, sơ cấp hay thứ cấp (leading và lagging) và theo khách hàng, tài chính, quy trình tăng trưởng hoặc quy trình. Khi kết hợp các KPI lại với nhau, chúng cho biết tình hình của một tổ chức đang hoạt động tốt như thế nào.

1.2 Đo lường tiến độ

Theo định nghĩa của họ, KPI đo lường tiến độ đối với các mục tiêu kinh doanh chính của công ty. Nếu một trong những mục tiêu của công ty là tăng doanh số bán hàng hàng năm lên 20%, thì những KPI như tăng trưởng doanh số hàng tháng và đặt trước doanh số hàng tháng có thể giúp công ty đánh giá tiến trình hướng tới mục tiêu đó.

1.3 Điều chỉnh mục tiêu và chỉ tiêu

Hoàn cảnh Có thể thay đổi sau khi một công ty thiết lập các mục tiêu của mình. Bằng cách theo dõi KPI thường xuyên, thậm chí hàng ngày, một công ty có thể nhận ra một mục tiêu không thực tế hoặc không còn phù hợp với kế hoạch đã sửa đổi của mình. Cái nhìn sâu sắc này giúp các bên liên quan có cơ hội sửa đổi kế hoạch của họ để phù hợp hơn với các mục tiêu của tổ chức.

1.4 Xác định vấn đề cần giải quyết

Phân tích KPIs có thể phát hiện ra một vấn đề có thể không bị phát hiện. Ví dụ: KPIs tiếp thị liên quan đến trang web của công ty, chẳng hạn như tỷ lệ thoát cao hoặc giảm mức sử dụng hoạt động hàng ngày, có thể báo hiệu rằng các trang đang tải quá chậm hoặc chứa các liên kết bị hỏng.

1.5 Phân tích các mẫu điểm

Khi KPIs được đo lường theo thời gian, chẳng hạn như tháng này qua tháng khác, các mô hình và xu hướng thường xuất hiện có thể cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.Nếu doanh số bán hàng cho một sản phẩm cụ thể không tăng, có lẽ cần phải thực hiện một chiến dịch tiếp thị. Hoặc nếu tỷ lệ trả lại sản phẩm tăng lên trong khoảng thời gian sáu tháng, điều đó có thể cho thấy có vấn đề với quá trình sản xuất.

1.6 Xác định sự thiếu hiệu quả của quy trình

Khi KPI được áp dụng cho các quy trình kinh doanh, các công ty có thể dễ dàng xác định các nút thắt cổ chai và phân bổ lại nguồn lực để tăng hiệu quả. Ví dụ: nếu phải mất năm ngày làm việc để hàng tồn kho nhận được có sẵn để bán, thì công ty có thể muốn xem xét việc thuê thêm nhân viên kho hàng hoặc nâng cấp công nghệ của mình để đưa hàng hóa vào kho nhanh hơn.

2. Báo cáo KPI và Bảng điều khiển KPI

KPI nên được theo dõi thường xuyên, từ những thông tin mới nhất hiện có. Với NetSuite, các báo cáo và bảng điều khiển tự động có thể thay thế việc theo dõi bằng các quy trình thủ công tốn nhiều thời gian.

Báo cáo KPI: Báo cáo định kỳ nên bao gồm KPI để tạo điều kiện phân tích liên tục. Trên dashboard của NetSuite, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các báo cáo tự động chạy chúng theo các khoảng thời gian xác định và gửi chúng cho các bên liên quan chính.

Bảng điều khiển KPI: Giao diện đồ họa hiển thị KPI và các thông tin quan trọng khác, được phổ biến bằng dữ liệu thời gian thực. Tùy chỉnh cũng là chìa khóa ở đây. Bảng điều khiển NetSuite có thể được tùy chỉnh cho các vai trò cụ thể, chẳng hạn như bảng điều khiển CFO, phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức.

3. Cách NetSuite hỗ trợ thiết lập, theo dõi KPI và chỉ số tài chính doanh nghiệp

Việc theo dõi các chỉ số, ngay cả các số liệu cơ bản như doanh thu, chi phí và thu nhập có thể trở nên cồng kềnh và tốn thời gian bằng bảng tính hoặc các phương pháp thủ công khác. Nhân viên công ty sẽ rất khó để cập nhật tất cả các thông tin này, đặc biệt đối với một công ty phát triển, khi khối lượng giao dịch ngày càng tăng. Điều đó dẫn đến luồng thông tin được trích xuất từ dữ liệu thu thập được không chính xác, khiến doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định đúng đắn và gây ra nhiều vấn đề có thể gây ra thiệt hại lâu dài. Việc tính toán thủ công các số liệu phức tạp hơn và dễ mắc sai lầm hơn, chẳng hạn như một số KPI tài chính, doanh thu,…

Các nền tảng quản lý doanh nghiệp hàng đầu, như NetSuite có tất cả dữ liệu cần thiết để tính toán bất kỳ và tất cả KPI mà doanh nghiệp muốn theo dõi, các thông tin này hiển thị tất cả trong bảng điều khiển cập nhật theo thời gian thực. Với khả năng báo cáo và phân tích tích hợp mạnh mẽ, NetSuite có thể giúp các công ty phát hiện ra những thay đổi sẽ có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến sức khỏe của doanh nghiệp họ.

Ngoài ra, hệ thống quản lý tài chính của NetSuite có thể tự động tính toán những con số này và gửi báo cáo định kỳ cho các bên liên quan. Tương tự, các giải pháp quản lý hàng tồn kho và quản lý đơn hàng của NetSuite có thể theo dõi và phân phối các chỉ số hoạt động quan trọng.

Để sử dụng hiệu quả hệ thống NetSuite, các doanh nghiệp đang phát triển cần đặt KPI rõ ràng và theo dõi nhiều chỉ số khác nhau để có cái nhìn vượt trội hơn trong môi trường hỗn loạn (có quá nhiều chỉ số khác nhau) ngày nay. Nếu không có thông tin chi tiết, doanh nghiệp sẽ khó nắm được tiến độ hoạt động của họ trong hiện tại với mục tiêu đã đề ra, hơn thế là đi sai hướng. Do đó, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định KPI quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, giám sát chúng và liên tục điều chỉnh dựa trên những gì dữ liệu được cập nhật trong thời gian thực (real-time).

Sau đây là một ví dụ về bảng điều khiển NetSuite của người quản lý bán hàng. Nó hiển thị bốn KPI và thước đo KPI cũng như các xu hướng, biểu đồ và bảng thông tin quan trọng khác để giúp quản lý các hoạt động hàng ngày nhằm giúp công ty đạt được các mục tiêu lớn hơn.

4. Theo dõi KPI với hệ thống ERP

KPI là chỉ số rõ nhất báo hiệu liệu một công ty có đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình hay không. Tuy nhiên nhiều công ty hiện nay thường xây dựng và giám sát KPI theo cách thủ công khiến quá trình phân tích và đánh giá KPI tốn nhiều thời gian và công sức. Hơn nữa, việc báo cáo thời gian trễ có thể làm giảm khả năng ra quyết định và xử lý kịp thời của công ty.

Một cách tiếp cận hiệu quả hơn để quản lý KPI là thông qua tự động hóa và tích hợp với hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của công ty, hệ thống lưu trữ tất cả thông tin mà tổ chức sẽ cần để tính toán bất kỳ số liệu nào. ERP với các phân tích tích hợp trình bày dữ liệu, biểu đồ và KPI trong bảng điều khiển và báo cáo cung cấp khả năng truy cập nhanh vào KPI thời gian thực, có thể thực hiện được.

KPI cung cấp một cách khách quan để đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu của công ty. Chúng có thể được đặt ở cấp chiến lược hoặc tổ chức và phù hợp với KPI hoạt động cho các nhóm và cá nhân. Chúng giúp tạo ra văn hóa chịu trách nhiệm và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tích hợp với hệ thống ERP có thể giúp quá trình tạo và theo dõi KPI hiệu quả hơn.

Nhìn chung, khi xây dựng các KPI để đo lường các chỉ số, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng KPI phải dễ hiểu, cân bằng giữa nhu cầu ngắn hạn và dài hạn và phải là thứ mà doanh nghiệp có thể đo lường và báo cáo kịp thời. Trên hết, KPI phải phù hợp với mục tiêu của công ty và có số lượng hạn chế để giữ cho doanh nghiệp tập trung vào các ưu tiên cao nhất của mình.