8 Sai Lầm Cần Tránh Khi Triển Khai ERP Oracle NetSuite

1. Chọn đối tác triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite không phù hợp

Lựa chọn đối tác triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite phù hợp cũng quan trọng như việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần chọn đối tác triển khai ERP Oracle NetSuite đáng tin cậy, am hiểu và có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp khác nhau.

Đối tác triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite nên thông thạo về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp để có thể cung cấp các giải pháp phù hợp, hỗ trợ doanh nghiệp thích nghi nhanh và tận dụng các tính năng của hệ thống mới một cách tối đa nhất.

Một số yếu tố để xác định đối tác triển khai phù hơp:

• Có sự am hiểu và kinh nghiệm về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

• Hiểu rõ được mục tiêu và các nhu cầu khi triển khai hệ thống ERP của doanh nghiệp.

• Có kế hoạch, lộ trình triển khai rõ ràng và cam kết đúng theo hợp đồng đã thống nhất.

• Có các phương pháp luận triển khai thành công (best practices) hệ thống ERP Oracle NetSuite.

• Sẵn sàng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ bảo trì và nâng cấp sau khi triển khai hệ thống.

2. Không tiến hành làm sạch dữ liệu xấu kỹ lưỡng

Dữ liệu ở khắp mọi nơi, chúng là nguồn tài nguyên quan trọng lớn dần theo sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy vậy, trước khi triển khai hệ thống ERP, dữ liệu thường được trải rộng trên nhiều vị trí, phần mềm hay nền tảng khác nhau, tùy thuộc vào công cụ mà các loại phòng ban từng sử dụng. Ngoài ra cũng sẽ có một số dữ liệu bị trùng lặp, không chính xác hoặc được lưu trữ sai vị trí.

Nhiều doanh nghiệp thường không quan trọng việc dữ liệu có được làm sạch, cấu trúc và tối ưu hóa dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống mới hay chưa. Nhưng đây lại là vấn đề vô cùng cấp thiết khi triển khai hệ thống ERP, đặc biệt là ERP Oracle NetSuite. Dữ liệu không được tiến hành làm sạch (dữ liệu xấu) khi đưa vào hệ thống ERP Oracle NetSuite sẽ dễ gây lỗi, ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận trên toàn doanh nghiệp, từ thanh toán, quản lý tài khoản, tiếp thị hay dịch vụ khách hàng,…

Ví dụ như email từ Marketing có thể được gửi hai lần hoặc kế toán có thể không có địa chỉ chính xác để gửi hóa đơn.

ERP Oracle NetSuite là một hệ thống mạnh mẽ với các chức năng có thể hỗ trợ doanh nghiệp tránh được nhiều vấn đề dữ liệu phổ biến này, nhưng doanh nghiệp cần tổ chức dữ liệu tốt ngay từ đầu để tránh hiệu ứng domino, gây ra các vấn đề không tốt về sau.

Hơn nữa, việc xác định đúng dữ liệu cần di chuyển cũng rất quan trọng trong quá trình triển khai phần mềm ERP Oracle NetSuite. Một lượng lớn dữ liệu sẽ được ánh xạ từ các hệ thống kế thừa vào hệ thống đám mây trong quá trình triển khai NetSuite. Do đó, việc sử dụng các trường dữ liệu sai sẽ dẫn đến gián đoạn quy trình. Và, nó cũng tác động sâu hơn đến việc ra quyết định theo thời gian thực của doanh nghiệp. Do đó hãy tổ chức dữ liệu đúng trước khi triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite.

Một số hoạt động cần làm để tổ chức dữ liệu:

• Tổng hợp và loại bỏ mọi dữ liệu không cần thiết mà doanh nghiệp có thể không cần nữa.

• Lưu ý với các dữ liệu quan trọng, dữ liệu mật, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.

• Sắp xếp dữ liệu theo từng thư mục, với cách đặt tên rõ ràng và có quy luật.

• Xem xét lại định dạng dữ liệu và thực hiện chuyển đổi đúng định dạng nếu cần thiết.

3. Không thành lập được đội dự án triển khai ERP Oracle NetSuite

Việc triển khai hệ thống NetSuite không phải là một nhiệm vụ trong 1 tuần 1 tháng mà là nhiệm vụ lâu dài, đi kèm với các hoạt động duy trì và bảo dưỡng hệ thống sau khi đã triển khai. Do đó công ty cần lập được một đội dự án triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite có kỹ năng với số lượng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và phạm vi dự án.

Với một dự án ERP có ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp, đội dự án nên bao gồm những thành viên chủ chốt, có kinh nghiệm và chuyên môn từ khắp tổ chức doanh nghiệp như:

1. Giám đốc dự án: Thông thường là Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Chiến lược

• Là người có thẩm quyền cao nhất để xác định các mục tiêu và phạm vi triển khai của dự án.

• Hiểu biết đầy đủ các ngành nghề và quy trình hoạt động của công ty.

• Là người có uy tín, có khả năng kết nối, thúc đẩy và tạo động lực cho các thành viên trong dự án để thực hiện được mục tiêu dự án đề ra.

• Phân công nguồn lực và cam kết thời gian tham gia của các thành viên trong dự án.

• Tiên phong ứng dụng các quy trình và giải pháp chuẩn của hệ thống.

• Phê duyệt các thay đổi lớn liên quan đến giải pháp tích hợp giữa các bộ phận phòng ban nếu các bộ phận không tự kết nối và giải quyết được với nhau.

• Thời gian tham gia dự án trung bình: 01 ngày/tuần hoặc khi phát sinh vấn đề cần Giám đốc dự án ra quyết định.

2. Quản trị dự án: Thông thường là Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Thông tin, Giám đốc Tài chính, Quản trị Dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP

• Nắm rõ ngành nghề và hoạt động kinh doanh của công ty, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để triển khai dự án.

• Xây dựng kế hoạch triển khai, triển khai kế hoạch công việc đã thống nhất đến các bộ phận và phòng ban.

• Xác định, quản lý các mục tiêu, phạm vi và các sản phẩm được bàn giao của dự án.

• Theo dõi tiến độ và hỗ trợ các bộ phận phòng ban thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra.

• Phối hợp với các bộ phận phòng ban giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án hàng tuần ngay khi có phát sinh.

• Báo cáo tình trạng dự án với Giám đốc dự án và đội dự án hàng tuần.

• Tổ chức thực hiện truyền thông dự án. Thời gian tham gia dự án: 01 buổi/ngày.

3. Người dùng chính (Key – Users):

• Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách.

• Cung cấp đầy đủ các thông tin về hiện trạng các quy trình, mẫu biểu đang sử dụng tại công ty.

• Phối hợp với đối tác đưa ra các giải pháp thích hợp nhất cho phạm vi phân hệ mà mình quản lý.

• Tham gia và thống nhất các quy trình nghiệp vụ do đối tác tư vấn trình bày.

• Xem xét và xác nhận các giải pháp trong phạm vi phân hệ của mình phụ trách.

• Điều động nhân viên nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách tham gia dự án khi cần thiết.

• Chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống.

• Đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng (End-Users).

• Thời gian tham gia dự án trung bình: Trung bình 01 buổi/ngày trong các giai đoạn liên quan của dự án (khảo sát, xem xét giải pháp, kiểm thử chấp nhận hệ thống).

Việc tham gia của lãnh đạo và quản lý các cấp trong dự án ERP càng nhiều thì tỷ lệ thành công của dự án ERP càng cao.

Tìm hiểu thêm về vai trò của các thành viên trong đội dự án cũng như các yếu tố giúp triển khai thành công dự án ERP tại: 7 YẾU TỐ CỐT LÕI TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG DỰ ÁN ERP

Vai trò chính của đội dự án là lên chiến lược triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite, lựa chọn đối tác triển khai phù hợp, phối hợp chặt chẽ với đối tác triển khai để triển khai hệ thống, kiếm soát tiến độ và nghiệm thu sau khi vận hành hệ thống thành công. Điều quan trọng là phải tập hợp đầy đủ đội dự ngay khi bắt đầu để tất cả các bên liên quan chính có cơ hội được lắng nghe và cảm thấy có trách nhiệm, tạo điều kiện cho việc triển khai thành công ở tất cả các giai đoạn.

4. Kỳ vọng có được mọi thứ ngay lập tức

Kỳ vọng có được hệ thống ngay lập tức hay mong đợi rằng khi có triển khai thành công hệ thống ERP Oracle NetSuite sẽ có thể thay đổi toàn bộ hoạt động doanh nghiệp nhanh chóng là một sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi triển khai NetSuite. Thứ nhất, việc triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite sẽ không diễn ra trong một ngày hay một tuần mà là một hành trình dài kéo dài nhiều tháng, theo từng giai đoạn chuyển đổi dữ liệu và cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp lên Cloud, do đó nó sẽ cần thời gian để trở thành một phần của hệ thống của doanh nghiệp một cách đầy đủ.

Thứ hai, cho dù hệ thống NetSuite có mạnh mẽ đến cỡ nào thì cũng cần làm rõ rằng NetSuite chỉ là phần hỗ trợ, giúp doanh nghiệp làm việc trơn tru và hiệu quả hơn thông qua các báo cáo từ nguồn dữ liệu thống nhất cùng giao diện trực quan, dễ quản lý,… Do đó, việc doanh nghiệp kinh doanh tốt hơn còn phụ thuộc vào các chiến lược công ty và khả năng điều hành của ban lãnh đạo.

Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện theo cách tiếp cận và triển khai từ từ, từng bước một để hoàn thiện hệ thống một cách chắc chắn nhất. Điều này không chỉ đảm bảo cho hệ thống có thể hoạt động tốt mà còn để doanh nghiệp, đặc biệt là các nhân sự có thời gian thích nghi với hệ thống mới, cách làm việc mới hiệu quả hơn. Khi đã sử dụng hệ thống trơn tru, doanh nghiệp có thể dễ dàng bổ sung các modules (chức năng) mới sau đó.

5. Thiếu các buổi đào tạo sử dụng hệ thống cho nhân viên

Không chỉ với ERP Oracle NetSuite mà với bất kỳ một giải pháp ERP nào, trong quá trình triển khai sẽ tạo ra những thay đổi lớn, sẽ có những gây rối, vấn đề cần doanh nghiệp giải quyết. Nếu doanh nghiệp đang có một đội ngũ nhân viên không chuẩn bị và không được đào tạo đầy đủ về hệ thống ERP mới sẽ dẫn đến hệ quả dự án ERP cuối cùng thất bại.

Hơn thế, nó có thể khiến nhân viên công ty ghét hệ thống mới vì họ không hiểu đầy đủ các đặc điểm của hệ thống hoặc cách sử dụng nó, dẫn đến hành vi sử dụng lại các phần mềm lỗi thời trước đó của doanh nghiệp vì chúng thuận tiện hơn cho người dùng.

Cho dù đối tác triển khai có khả năng ra sao và kế hoạch triển khai có tốt đến như thế nào, nếu nhân viên công ty không biết gì về hoạt động của hệ thống, tiền bạc và nỗ lực cho dự án sẽ trở nên lãng phí.

Do đó, điều quan trọng là cần giữ cho nhân viên của doanh nghiệp luôn cập nhật thông tin về hệ thống và cách sử dụng trong suốt quá trình triển khai đến lúc vận hành, thông qua những buổi đào tạo sử dụng hệ thống phù hợp cho nhân viên thường xuyên, vì cuối cùng, nhân viên doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống (End User). Quan tâm đến việc phân bổ thời gian và ngân sách phù hợp để đào tạo nhân viên, cho họ đủ thời gian để tương tác với hệ thống sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra dễ dàng hơn.

6. Tập trung vào tùy chỉnh hệ thống quá mức

Tùy chỉnh hệ thống là hoạt động hiển nhiên cần có khi triển khai hệ thống ERP Oracle NetSuite, việc tùy chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có văn hóa và quy trình tổ chức khác nhau. Cụ thể, việc tùy chỉnh hệ thống sẽ mang đến một số lợi ích như:

• Giúp đáp ứng chính xác nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

• Quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý từ đầu đến cuối.

• Tùy chỉnh phù hợp với các yêu cầu mà lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp cần có.

• Dễ dàng kết nối với hệ thống của bên thứ ba, chẳng hạn như các phần mềm chuyên biệt khác mà doanh nghiệp đang có.

• Dễ dàng tạo quy trình làm việc theo yêu cầu.

Do đó, tùy chỉnh NetSuite là hoạt động cần thiết, nhưng tùy biến quá mức có thể gây ra các ảnh hưởng nghiêm trọng trong quá trình triển khai ERP Oracle NetSuite và hoạt động của doanh nghiệp như:

• Sao chép hệ thống kế thừa cũ khiến doanh nghiệp lặp lại quy trình cũ kém hiệu quả.

• Làm mất đi những tính năng cốt lõi và mạnh mẽ mà hệ thống NetSuite mang lại.

• Làm cho hệ thống chậm và không hiệu quả.

Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch tùy chỉnh cụ thể và đo lường mức độ khả thi của việc tùy chỉnh đó trước khi bắt đầu. Tốt hơn, doanh nghiệp nên tùy chỉnh sau khi triển khai thành công hệ thống ERP Oracle NetSuite và hoạt động doanh nghiệp đã dần quen với hệ thống này, trung bình từ 06 – 12 tháng để chắc chắn những gì mà doanh nghiệp cần. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên trao đổi thêm với các đối tác tư vấn triển khai để đưa ra hướng tùy chỉnh phù hợp nhất.

7. Bỏ qua ý kiến của nhân viên công ty

Bên cạnh một đội ngũ triển khai hệ thống tốt thì sự thành công của việc triển khai dự án ERP Oracle NetSuite còn phụ thuộc vào nhân viên của doanh nghiệp đó. Có một thực trạng dễ diễn ra là ban lãnh đạo và các quản lý cấp cao có thể rất hào hứng với một hệ thống ERP mới nhưng nhiều nhân sự thuôc các bộ phận khác nhau lại không thích nghi tốt với hệ thống này cũng như không sẳn sàng cho sự chuyển đổi.

Điều này thường xảy ra khi hoạt động truyền thông đến các phòng ban công ty không hiệu quả, ví dụ như các ban lãnh đạo chưa truyền đạt tốt mục tiêu chiến lược khi doanh nghiệp quyết định chuyển đổi hệ thống, khiến nhân viên không nhận được lượng thông tin đầy đủ và kịp thời, không cùng chung mục tiêu với chiến lược công ty. Và dù doanh nghiệp có một hệ thống tốt, mạnh mẽ đến đâu nhưng những người trực tiếp sử dụng hệ thống này lại không chấp nhận nó thì hệ thống cũng không thể làm việc hiệu quả.

Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp có thể có thể chỉ định các nhà lãnh đạo trong từng bộ phận và giải thích cho nhân viên công ty phương hướng chuyển đổi hệ thống, cách thức hoạt động và những ảnh hưởng đến bộ phận của họ như thế nào. Bên cạnh đó là tổ chức một cuộc họp để truyền đạt các mục tiêu của việc triển khai ERP Oracle NetSuite và làm cho các nhân viên hiểu rằng hệ thống ERP chỉ để làm cho quá trình kinh doanh hiệu quả và giao tiếp tốt hơn.

Ngoài ra, trong quá trình phác thảo hệ thống, hãy đảm bảo các nhân sự trực tiếp sử dụng có quyền thảo luận về những tính năng họ đang dùng trong hệ thống hiện tại và những tính năng nào sẽ hỗ trợ họ có thể hoạt động hiệu quả hơn. Điều này không chỉ đảm bảo cho doanh nghiệp có được giải pháp tốt nhất khi triển khai dự án ERP Oracle NetSuite mà còn cho thấy rằng ban lãnh đạo rất coi trọng kinh nghiệm của nhân viên bằng cách xem xét các nhiệm vụ hàng ngày của họ. Bằng cách dành thời gian để truyền thông nội bộ, doanh nghiệp đã có thể tối đa hóa tiềm năng của hệ thống mới, đồng thời cung cấp cho nhân sự thuộc từng phòng ban một công cụ vượt trội để hỗ trợ công việc của họ.

8. Không kiểm tra kỹ lưỡng trước khi Go-live

Triển khai thành công một dự án ERP sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp, do đó không quá bất ngờ khi doanh nghiệp luôn nóng lòng cho giai đoạn Go-live của dự án. Sẽ thật tốt khi hệ thống được triển khai hoạt động một cách trơn tru, nhưng trong nhiều trường hợp, nếu không kiểm tra hệ thống một cách kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ dễ bỏ sót các lỗi của hệ thống, dẫn đến phát sinh các vấn đề không mong muốn.

Việc kiểm tra cần được thực hiện cho toàn bộ phạm vi của dự án từ quy trình hoạt động, lượng dữ liệu đổ vào hay khả năng sử dụng của end users,.. đều là những hoạt động quan trọng mà doanh nghiệp cần kiểm tra, thử nghiệm và xác nhận kỹ càng. Như vậy, sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra, doanh nghiệp mới có thể đảm bảo hệ thống ERP Oracle NetSuite đã sẵn sàng để hoạt động.

Citek - Đối tác triển khai Oracle NetSuite ERP uy tín tại Việt Nam

Citek là đơn vị hàng đầu tư vấn và triển khai bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện trong quản trị và vận hành doanh nghiệp như Oracle NetSuite ERP, SAP ERP tại Việt Nam và khu vực. Với doanh nghiệp SME++, Citek sở hữu bộ giải pháp quản trị tổng thể từ CRM đến ERP được triển khai nhanh từ 4 đến 6 tháng bởi đội ngũ chuyên gia có hơn 20 năm kinh nghiệm. Hệ thống đưa vào vận hành với dữ liệu real-time giúp cho việc ra quyết định, cải tiến và điều hành kinh doanh được kịp thời, chính xác.

Qua đó, Citek đã đạt được sự tín nhiệm của 100+ công ty uy tín trong và ngoài nước như: Tập đoàn Hoà Phát, Tập đoàn Gelex, Tập đoàn Lộc Trời, Eurowindow, Tập đoàn THP, Adidas, Phenikaa, Dược Nanogen, Cadivi, Thibidi, Honda Việt Nam, Thuỷ sản Minh Phú, Nippon Paint, Tôn Nam Kim, Thép SMC, Diana, Big C, Novaland, Mitsubishi Electric, Vipep, KCN Việt Nam,….

Với những đóng góp quan trọng trong lĩnh vực Chuyển đổi số, Citek cũng đã gặt hái được nhiều giải thưởng danh giá như Thương hiệu Vàng TP.HCM 2023, Giải thưởng Top 10 Doanh nghiệp CNTT Việt Nam 2021, Giải thưởng Sao Khuê 2021 và Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2021.

Để được tư vấn giải pháp ERP Oracle NetSuite cùng các chuyên gia Citek, mời Quý Doanh nghiệp liên hệ: TẠI ĐÂY