ERP là gì? Tính năng, ứng dụng và giá trị của hệ thống đối với doanh nghiệp

1. ERP là gì? Tổng quan về hệ thống ERP

ERP là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay hệ thống quản trị doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning). Hiểu đơn giản, ứng dụng ERP vào doanh nghiệp giúp quản lý và điều phối các hoạt động, quy trình và dữ liệu hiệu quả hơn trong một hệ thống tập trung, duy nhất. 

Hệ thống ERP sẽ chuẩn hóa, hợp lý hóa các quy trình kinh doanh từ tài chính, sản xuất, phân phối, bán hàng, mua sắm, chuỗi cung ứng, dự án, dịch vụ, chăm sóc khách hàng, v.v. Với cơ sở dữ liệu chung được chia sẻ và khả năng hiển thị dữ liệu theo thời gian thực, ERP cung cấp một nguồn thông tin chính xác và kịp thời về hiệu suất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và hoạch định nguồn lực phù hợp.

Ví dụ: Một doanh nghiệp cần biết số lượng đơn đặt hàng tại nhiều chi nhánh trên toàn quốc theo tháng, theo tuần để lên kế hoạch sản xuất? Hoặc kiểm tra số lượng hàng tồn kho, chi phí nguyên vật liệu đầu vào chi tiết? Với ERP, doanh nghiệp sẽ có câu trả lời cụ thể, cập nhật từng phút (up-to-the-minute) cho những câu hỏi này chỉ bằng vài cú nhấp chuột, giúp cải thiện năng suất, sự nhanh nhẹn và hiệu suất hoạt động.

Lịch sử và sự phát triển của ERP

ERP có sự khởi đầu khiêm tốn từ hơn một thế kỷ trước, từ hệ thống sản xuất trên giấy để lập kế hoạch sản xuất. Đến những năm 1960, các công ty sản xuất mới bắt đầu ứng dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Dù nhanh và chính xác hơn phương pháp thủ công, các phần mềm này vẫn đắt đỏ, chức năng hạn chế và hoạt động khá chậm.

Nhưng những ứng dụng tiên phong này cũng đã tạo ra sự phát triển cho các giải pháp chuyên dụng và độc lập như xử lý đơn đặt hàng bán hàng và lập kế hoạch yêu cầu vật tư (MRP). Lâu dần, các phần mềm này được tích hợp thành một hệ thống duy nhất, nâng cao hiệu quả vận hành và là định hình đầu tiên của ERP.

Đến những năm 1990, ERP đã góp phần thay đổi lĩnh vực công nghệ bằng khả năng được ứng dụng hiệu quả trong nhiều hoạt động kinh doanh hơn và trên nhiều ngành công nghiệp.

Hiện nay, ERP đã trở thành một hệ thống quản trị không thể thiếu cho doanh nghiệp. Nó được ví như xương sống của hoạt động điều hành và quản trị doanh nghiệp trong các lĩnh vực ngành khác nhau như bán lẻ, sản xuất, phân phối, dịch vụ,… cho đến tài chính và thương mại điện tử đều cần đến ERP. Các giải pháp từ các nhà phát triển hàng đầu như SAP, Oracle NetSuite, Microsoft,… đã tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (ML) và điện toán đám mây, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình và duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường thay đổi nhanh chóng.

2. Đặc trưng của hệ thống ERP

2.1 Tính tích hợp

Hệ thống ERP tích hợp nhiều quy trình kinh doanh vào một cơ sở dữ liệu và nền tảng quản trị tập trung duy nhất. Với cách tiếp cận này, mọi hoạt động trong doanh nghiệp từ tài chính, sản xuất, nhân sự đến chuỗi cung ứng đều được quản lý một cách đồng nhất.

ERP bao gồm nhiều phân hệ (module), mỗi phân hệ phục vụ một chức năng kinh doanh cụ thể. Ví dụ, module tài chính hỗ trợ quản lý kế toán và ngân sách, trong khi module chuỗi cung ứng giúp tối ưu hóa quy trình logistics và quản lý kho. Điểm nổi bật là kho dữ liệu tập trung, khi dữ liệu được nhập vào một module, nó sẽ tự động cập nhật trên các module khác liên quan, đảm bảo tính đồng bộ và chính xác.

2.2 Dữ liệu có tính tập trung và cập nhật theo thời gian thực

Một trong những đặc trưng quan trọng của hệ thống ERP là khả năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và mang tính tập trung. Điều này đảm bảo rằng mọi thay đổi hoặc giao dịch mới được phản ánh ngay lập tức trên hệ thống, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu mới nhất.

2.3 Tính linh hoạt

Hệ thống ERP cung cấp tính linh hoạt cao, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các quy trình phù hợp với nhu cầu cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp có yêu cầu kinh doanh đặc thù hoặc cần thích nghi với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

2.4 Khả năng mở rộng

3. Vì sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

• Chuẩn hóa hệ thống: Loại bỏ rủi ro từ việc sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ, giảm lỗi và khả năng bảo mật. Dữ liệu được đồng nhất và gia tăng hiệu quả truyền dữ liệu.
• Kế toán và báo cáo tài chính tốt hơn: Cung cấp góc nhìn toàn diện về tài chính, quản lý các giao dịch phức tạp, rút ngắn thời gian đóng sổ tài chính và kiểm soát chặt chẽ hoạt động của các công ty con.
• Tối ưu chi phí quản lý và vận hành: Giảm các hoạt động phải thực hiện thủ công, chi phí cho các phần mềm quản lý riêng lẻ và các rủi ro chi phí vận hành hoặc thiếu minh bạch thông tin.
• Dữ liệu được cập nhật kịp thời, chính xác và trực quan: Giúp các lãnh đạo doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về hoạt động của toàn doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp xác định được các cơ hội, thách thức đang hiện hữu cho các quyết định quan trọng nhanh hơn, sáng suốt hơn và giảm thiểu rủi ro kinh doanh.

• Tự động hóa quy trình: Giúp cải thiện hiệu suất hoạt động và tính chính xác, nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Bảo mật dữ liệu tốt hơn: thông qua tập trung hóa, đồng nhất dữ liệu, kiểm soát truy cập và theo dõi kiểm toán.
• Cải thiện mối quan hệ khách hàng: Hỗ trợ doanh nghiệp giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả hơn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

• Phân quyền truy cập và quản trị: Giúp các nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả hệ thống doanh nghiệp, kiểm soát toàn bộ hệ thống, bao gồm cả quá trình làm việc của nhân viên.

• Quản trị linh hoạt và toàn diện hệ thống: Với các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây (ERP Cloud), người dùng có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi, từ bất cứ thiết bị kết nối mạng nào.

4. Các mô hình triển khai hệ thống ERP hiện nay

Hệ thống ERP có 4 phương thức triển khai phổ biến: On-premise (tại chỗ), On Cloud (đám mây), Two-tier (Hai tầng) và Hybrid (kết hợp), cụ thể:

4.1 On-premise ERP

On-premise là mô hình triển khai ERP truyền thống, cho phép kiểm soát ở mức cao nhất. Hệ thống thường được cài đặt tại chỗ trong trung tâm dữ liệu của công ty, do đó nó cũng đi kèm với trách nhiệm cài đặt và bảo trì liên tục.

4.2 Cloud ERP

Với Cloud ERP phần mềm nằm trên máy chủ của bên thứ ba từ xa. Hệ thống được triển khai dưới dạng dịch vụ SaaS (Software as a Service). 
Nhà cung cấp hệ thống có trách nhiệm quản lý, bảo trì, cập nhật và bảo mật thay cho doanh nghiệp. Ngày nay, ERP Cloud là phương pháp triển khai ERP phổ biến nhất, cung cấp chi phí trả trước thấp hơn, khả năng mở rộng lớn hơn, đổi mới nhanh hơn và tích hợp dễ dàng hơn.

4.3 Two-tier ERP

Mô hình Two-tier ERP là một cấu trúc phân lớp, thường được áp dụng bởi các doanh nghiệp đang trải qua những thay đổi lớn trong hoạt động, chẳng hạn như sáp nhập, mở rộng hoặc mua lại (M&A). Với mô hình này, doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống ERP khác nhau để phục vụ các nhu cầu quản lý ở các cấp độ khác nhau.

• ERP tầng 1 (Tier 1): Là hệ thống ERP trung tâm, thường là một hệ thống On-premise ERP được triển khai tại trụ sở chính của công ty mẹ, đảm nhận quản lý toàn bộ hoạt động chiến lược và dữ liệu tập trung.
• ERP tầng 2 (Tier 2): Thường là một hệ thống Cloud ERP linh hoạt hơn, phục vụ cho các chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh cụ thể.

Mô hình này giúp doanh nghiệp từng bước chuyển đổi sang nền tảng đám mây một cách có kiểm soát. Bằng cách triển khai ERP trên đám mây cho các bộ phận hoặc chức năng cụ thể, doanh nghiệp không chỉ tránh được việc gián đoạn toàn bộ hoạt động mà còn tối ưu hóa chi phí và hiệu quả quản lý.

4.4 Hybrid ERP

Hybrid ERP là một biến thể của Two-tier ERP, đây là sự kết hợp giữa hai phương thức triển khai ERP: On-premise ERP và Cloud ERP. Mô hình này cho phép doanh nghiệp linh hoạt sử dụng mỗi hình thức cho những nhu cầu phù hợp nhất.

• On-premise ERP: Dùng để quản lý những dữ liệu cần bảo mật cao và đảm bảo tuân thủ các quy định ngành.
• Cloud ERP: Dành cho các bộ phận yêu cầu tính linh hoạt, khả năng mở rộng và truy cập từ xa.

Nói cách khác, Hybrid ERP giúp doanh nghiệp tận dụng điểm mạnh của cả hai hình thức mà không phải lựa chọn hoàn toàn một bên, từ đó vừa đáp ứng được các yêu cầu phức tạp vừa hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động.

5. Sự khác biệt giữa hệ thống ERP với các hệ thống quản lý riêng lẻ

Hệ thống ERP và các hệ thống quản lý riêng lẻ như (phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho,...) đều là những công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành. Tuy nhiên, giữa chúng sẽ có các điểm khác biệt về phạm vi, tính năng, và tính tích hợp. Dưới đây là các điểm khác biệt chính:

5.1 Phạm vi quản trị

Trong khi các phần mềm quản lý riêng lẻ chỉ tập trung giải quyết các chức năng cụ thể như kế toán, nhân sự, hoặc quản lý kho, thì ERP kết nối tất cả các quy trình này trong một hệ thống duy nhất. Điều này giúp dữ liệu được luân chuyển liên tục và đồng bộ giữa các phòng ban, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu suất.

Ví dụ phần mềm kế toán phục vụ chính cho việc quản lý tài chính, sổ sách kế toán, dòng tiền, xử lý thu chi. Trong khi ERP bao gồm cả quản lý tài chính, kế toán và hoạch định tài chính doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống ERP còn hỗ trợ hoạch định tài chính dựa trên dữ liệu từ nhiều bộ phận khác. ERP giúp kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phân hệ như sản xuất, mua hàng, quản lý kho, bán hàng,.... Điều này cho phép doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về chi tiết chi phí ở từng bộ phận, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

5.2 Tính năng của giải pháp

ERP không chỉ hỗ trợ các chức năng quản lý cơ bản mà còn cung cấp công cụ nâng cao như phân tích dữ liệu theo thời gian thực, lập kế hoạch nguồn lực, dự báo nhu cầu và tự động hóa các quy trình phức tạp. Các phần mềm riêng lẻ thường thiếu sự linh hoạt này và khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

5.3 Tính tích hợp

ERP là một hệ thống thống nhất, đa phân hệ, được tích hợp thành một kiến trúc tổng thể khiến cho các hoạt động khác nhau được liên kết chặt chẽ hơn, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và hiệu quả hoạt động của từng phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

Các hoạt động tác nghiệp của đội ngũ nhân sự sẽ được thực hiện theo quy trình, luồng thông tin được truyền tự động và được kiểm soát chặt chẽ hơn, các báo cáo tạo ra từ hệ thống ERP cũng sẽ đầy đủ thông tin và chính xác hơn. Từ đó, năng suất làm việc và hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp sẽ nâng cao hơn.

6. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai hệ thống ERP?

Ban đầu, nhiều doanh nghiệp start-up hoặc đang phát triển thường quản lý quy trình kinh doanh bằng các công cụ đơn giản như QuickBooks hoặc bảng tính Excel, phần mềm kế toán và một số công cụ quản lý rời rạc theo từng phòng ban. Khi quy mô và sự phức tạp tăng lên, những công cụ này dần trở nên kém hiệu quả, gây ra sự rối loạn hoạt động vận hành và hiệu quả quy trình tổng thể.

Dưới đây là những dấu hiệu rõ rệ cho thấy doanh nghiệp cần triển khai một hệ thống ERP hiện đại:

6.1 Doanh nghiệp cần mở rộng quy mô (Phát triển, mở rộng, M&A)

Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, mở rộng thị trường hoặc thực hiện các thương vụ mua bán & sáp nhập (M&A), việc quản lý thủ công hoặc dùng các công cụ rời rạc không còn đáp ứng được yêu cầu.

ERP giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung và đồng bộ, hỗ trợ vận hành trơn tru dù quy mô lớn hay cấu trúc phức tạp.

6.2 Tốn quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ hàng ngày

Việc quản lý các hoạt động như đóng sổ sách mất nhiều thời gian hơn mong đợi? Lý do có thể là việc sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc, thiếu liên kết. Phần mềm ERP tích hợp dữ liệu và giãn lược quy trình phức tạp, giúp các phòng ban giao tiếp hiệu quả hơn.

6.3 Khó khăn khi truy cập dữ liệu quan trọng

Doanh nghiệp có trả lời ngay các câu hỏi quan trọng như doanh thu từng sản phẩm hay tỷ lệ trả hàng? Nếu không, các hệ thống rời rạc đang hạn chế khả năng quản lý số liệu và KPI của doanh nghiệp. Điều cần thiết là đồng bộ dữ liệu xuyên suốt các phòng ban thông qua hệ thống ERP, giúp việc truy xuất và ra quyết định nhanh hơn

6.4 Quy trình kinh doanh mất kiểm soát

Doanh nghiệp có khó khăn trong quản lý hàng tồn kho, hài lòng khách hàng hoặc kiểm soát chi phí? 
Quy trình kinh doanh cần tái cấu trúc và ERP là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp thực hiện điều này.

6.5 Thiếu chuẩn hóa, bộ dữ liệu bị trùng lập

Nếu các phòng ban dùng nhiều ứng dụng khác nhau, việc nhập dữ liệu trùng lặp và tăng nguy cơ sai sót. ERP tổng hợp và chuẩn hóa các quy trình, giúp báo cáo nhanh chóng và chính xác.

6.6 Bỏ lỡ nhiều cơ hội

Nếu doanh nghiệp dành phần lớn thời gian để duy trì hoạt động mà không thể tìm kiếm cơ hội mới, đây là lúc xem xét triển khai ERP.

Một hệ thống ERP hiện đại không chỉ tối ưu hóa vận hành mà còn tích hợp các công cụ phân tích thông minh, giúp doanh nghiệp nhận diện cơ hội và phát triển bền vững.

7. Cách để chọn loại giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp

Để chọn loại giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét về quy mô công ty, nhu cầu và phạm vi triển khai ERP để làm cơ sở lựa chọn giải pháp triển khai phù hợp:

• Quy mô công ty (số công ty, chi nhánh, nhà máy cần triển khai ERP)
• Số lượng nhân sự sẽ vận dụng hệ thống ERP (Số lượng nhân sự các phòng ban, chi nhánh, nhà máy)
• Nhóm sản phẩm, sản phẩm kinh doanh và sản xuất (sản lượng sản xuất, sản lượng bán, số lượng giao dịch của các nghiệp vụ/ngày)
• Nếu công ty sản xuất thì hình thức sản xuất là đơn giải hay phức tạp ? Nhu cầu cần quản lý đối với sản xuất là gì ?
• Quy mô mở rộng và phát triển trong tương lai (3 – 5 năm tới)
• Những vấn đề công ty cần quan tâm nhất hiện nay là gì? Những khó khăn hiện tại ở mỗi bộ phận, phòng ban cần giải quyết?

• Để đảm bảo triển khai thành công giải pháp ERP, Doanh nghiệp cần xem xét đầu tư dự án theo chiến lược:
  • Think Big – Nghĩ tổng thể để có giải pháp đáp ứng trong dài hạn.
  • Start Small – Bắt đầu phạm vi vừa phải để đảm bảo thành công.
  • Do Fast – Làm nhanh để tiết kiệm chi phí và hiệu quả đầu tư nhanh.
• Ngân sách cho đầu tư ERP, Dự án ERP được xem là dự án đầu tư, tùy thuộc vào ngân sách đầu tư sẽ thực hiện phân bổ và ghi nhận chi phí chi từ 5 năm đến 10 năm.

Ngoài ra, khi chọn giải pháp ERP, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến giải pháp ứng dụng quy trình chuẩn cho từng ngành (Best practices for Industry) để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.

Khi ứng dụng quy trình chuẩn (best practices) trong triển khai dự án ERP đã đươc nghiên cứu và triển khai thành công từ các doanh nghiệp lớn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các bài toán đặc thù theo từng ngành. Đồng thời ứng dụng quy trình chuẩn còn giúp giảm chi phí cho việc nghiên cứu hệ thống, tối ưu nguồn lực công ty và hạn chế các vấn đề phát sinh từ hệ thống.

Điển hình như giải pháp SAP S/4HANA Public Cloud được xây dựng và phát triển bởi hãng SAP cho doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Bộ giải được đút kết bởi hơn 50 năm kinh nghiệm triển khai cho doanh nghiệp của SAP, có khả năng triển khai theo từng giai đoạn, giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công, tối ưu chi phí, chuyển đổi dữ liệu hiệu quả và rút ngắn thời gian thực hiện dự án.

8. Citek - Đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi số và triển khai ERP hiệu quả

Triển khai hệ thống ERP là giai đoạn cần thiết khi doanh nghiệp pháp triển đến một mức độ nhất định. Đây là cách nhanh nhất giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tối ưu hiệu quả quản trị, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo đà cho sự tăng trưởng dài hạn.

Là đối tác tư vấn và triển khai ERP hàng đầu của SAP tại Việt Nam, Citek cam kết mang đến các giải pháp chuyển đổi số toàn diện và phù hợp với từng doanh nghiệp. Citek sở hữu đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, đã thực hiện thành công nhiều dự án ERP cho các tổ chức trong nước và quốc tế thuộc nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau.

Phương pháp tiếp cận của Citek không dừng lại ở việc triển khai hệ thống, mà còn tập trung vào khảo sát hiện trạng, tư vấn lộ trình ứng dụng ERP phù hợp với mục tiêu phát triển và ngân sách của doanh nghiệp.